庄闲和游戏-现代管理中的无纸化办公刍议

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　　2O13． N0 ． 10 an S c ience a nd T echnology 现代管理中的无纸化办公刍议 余霞汪冰 (信阳市供水集团有限公司， 河南信阳464000) 管理科学与经济学 摘要： 无纸化办公指不用纸张利用现代化的网络技术进行办公， 达到信息共享和协同办公。本文旨在从现代公务管理的角 度， 辨析无纸化办公的优劣， 倡导无纸化办公的高效和对信息的可控性， 提高现代企业的执行力， 使管理趋于完善。 关键词 ： 无纸化 办公 ； 现代企业 ； 节能降耗 ； 资源整合 中图分类号： C931文献标识码： A文章编号： 1003— 5168(2013)19— 0222-02 无纸化办公指不用纸张利用现代化的网络技术进行办 公， 达...

　　2O13． N0 ． 10 an S c ience a nd T echnology 现代管理中的无纸化办公刍议 余霞汪冰 (信阳市供水集团有限公司， 河南信阳464000) 管理科学与经济学 摘要： 无纸化办公指不用纸张利用现代化的网络技术进行办公， 达到信息共享和协同办公。本文旨在从现代公务管理的角 度， 辨析无纸化办公的优劣， 倡导无纸化办公的高效和对信息的可控性， 提高现代企业的执行力， 使管理趋于完善。 关键词 ： 无纸化 办公 ； 现代企业 ； 节能降耗 ； 资源整合 中图分类号： C931文献标识码： A文章编号： 1003 5168(2013)19 0222-02 无纸化办公指不用纸张利用现代化的网络技术进行办 公， 达到信息共享和协同办公。在当今的信息和网络时代， 无纸 化办公必将是现代企业管理的未来发展趋势 ， 在将人力资源从 繁琐、 无序、 低端的工作中解放出来的同时， 整体提高了办事效 率和信息的可控性 ， 缩减管理环节， 提高执行力， 快速提升现代 企业核心竞争力。其优点主要体现在以下几个方面： ( 1)简化工作环节 ， 提高工作效率 提高效率 、 信息共享、 协同办公， 这是无纸化办公最显而 易见的益处。 也是多数现代企业实行无纸化办公的最主要的出 发点。近年来以“公开快捷透明”为特点的电子政务深受百姓喜 闻乐见 ． 这在以往是繁杂冗余的人力不可能办到的， 而今在公 务管理中利用无纸化办公只要用鼠标的轻轻点击就可以轻松 完成 ． 事半功倍 。 以常见的行政机关、 企事业单位对内对外发布公文、 会议 纪要、 政务信息、 公告 、 通知等为例， 以前都是把相关的内容形 成文稿后， 交由文印室的工作人员打印、 复印， 然后再由通讯员 递送各个上级、 下级部门。 工作流程长、 受众面窄、 影响小、 效率 低， 不仅浪费了大量的时间、 人力和物力 ， 各部门信息也不能得 到及时有效地沟通 ， 造成行政管理中的“真空地带” ， 为下一步 深入工作埋下隐患。而现在大家充分利用网络信息平台， 只需 把要发出的文件 ， 通过电子邮件设置一个群发命令 ， 无论多少 个接收单位 ， 多少级管理层次， 都能在同一时间内全部收悉 ， 多 个环节缩减为一个环节， 极大地提高了办公效率。 (2)便于查阅检索、 实现节能降耗 原来利用纸张为载体的办公方式 ，相关文件都要整理保 存好。 长期的积累， 纸张越来越多， 而且需要空间存放 ， 最麻烦 的是查阅检索， 常常出现档案员翻箱倒柜 。 只为寻找一个文件。 而运用电脑进行操作后， 文件的存档 、 查找等更加方便， 快捷， 特别省力。 此外， 低碳环保早已成为我们现在的生活理念 ， 公务管理 中倡导的无纸化办公正是各级政府部门践行这一环保理念的 切实行动。在削减了巨额办公经费的同时， 节约资源首先是从 节省纸张开始。实行网络化办公使得纸质文件大量减少。全球 因为办公而消耗掉的纸张是一个庞大的数字， 一张纸呈现的不 单是物质能源上的消耗。 在其背后还有为这一张纸而进行的琐 细工作 ， 以及为此付出的宝贵时间， 这些更是一个追寻可持续 发展的现代社会必须面对的现实问题。 从一个企业来讲 ， 节约了纸张也就是节约了钱。 降低了成 本 ： 从国家大局说， 每年减少砍伐树木的数量， 不但有效提高森 林覆盖率， 而且保护环境． 造福子孙后代。 实行无纸化办公除了 节约大量纸张之外， 随之而来的其他办公用品的费用开支也相 应缩减。开展无纸化办公， 即节能又环保。 (3)规范办公流程、 达到资源整合 2 2 2 过去许多相同的文件各部分都要分别存档 ，使用无纸化 办公不但可以大大减少重复劳动 ， 而且可以使各个部门单独处 理的工作串联起来 ． 通过建立起一个紧密、 协调 、 可靠 、 简单的 管理机制， 让单位充满活力。 在公务管理中， 对上对下最不能容 忍的是部门之间的推诿 、 扯皮现象 ， 信息传递中的阻塞 、 延误 、 失真． 极易给公务部门造成办事拖沓、 不尊重百姓利益的印象 ， 无纸化办公在这方面使工作人员责任明确 ， 权限分明， 具体事 务落实到人 ， 查有所依 ， 保证正确、 及时的反应 ， 促进部门持续 发展 。 此外网络技术将部门的人力资源、 客户资源、 知识资源、 经验资源、 硬件资源、 制度资源、 文化资源等集成在一个平台上 进行管理使用， 实现各种资源的互相促进和增值， 形成正规、 科 学、 开放的单位的制度和文化。资源的整合和共享有效地协调 多部门之间的协同工作问题， 保持了单位旺盛的生命力 ， 能更 好地保证单位健康持续发展。 (4)信息流通加快， 扼制“ 文山会海” 信息时代的飞速发展不但改变了人们的生活方式，也变 革着管理部门的工作模式。电子文件使用及网络互联工作平台 的开通， 领导层下达的文件、 通知 、 任务可以在几秒钟内同时传 达到相关人员， 所有工作人员的意见和建议都可以畅通无阻的 直接反馈到最高领导层， 便于及时发现问题、 改进过程和发现 人才。领导层也能够方便的随时查看分配过的任务数量 、 领取 人及其进度情况， 跟踪监督。 不仅有效提高了办公效率， 而且使 得工作人员能够在网上轻松、 直接 、 公平的发言、 交流 ， 有效协 调多部门之问的协同工作。建立融洽的团队关系和单位文化， 使得人才脱颖而出。 此外 ， 随着电子文件的增多， 纸质文件的减少 ， 也可以将 机关、 企事业单位许多人员从大量“ 文山会海”解脱出来 ， 客观 上节约了大量人力和空间， 让机关、 企事业单位的人们尽快地 从重复的、 繁琐的、 机械的低级劳动中解脱出来， 抽出更多的时 间和精力去从事更高级的、 更有意义、 更加有效的工作 ， 从而真 正做到人尽其才， 物尽其用。 任何事物有其利必有其弊 ， 无纸化办公当然也一样。直到 如今 ． “无纸化办公”这个网络时代的新生儿并未像人们所预期 的那样茁壮成长， 在传统观念中， 书面的东西便于携带， 而电子 文件却不具有这一直观性。时至今 日， “无纸化办公”理念并未 被社会公众广泛接受， 尽管推进电子信息化的努力继续在办公 领域取得进展， 但本应与之同步的全流程数字化网络办公新理 念依然没有深入人心。无纸化办公主要有以下不足之处 ： ( 1)信息保存的保险系数受到质疑。由于电子媒介会不可 避免地受到各种因素的影响产生质变， 在将来的某一天都存在 无法被打开的风险。 从储存技术和形式 日新月异的更新速度来 看． 任何 目前看来非常保险的存储介质 ， 都有( 下转第 228 页)